Персональный сайт - Процесс привлечения и отбора волонтеров

Набор волонтеров

При наборе волонтеров основным критерием служат те мотивы, которые подтолкнули человека заниматься волонтерской деятельностью, и эти же мотивы необходимо учитывать в дальнейшей его трудовой деятельности. В предыдущем разделе мы говорили об этих мотивах. Ниже постараемся представить основные шаги по процессу привлечения волонтера в организацию.

1. Прежде чем начать набор волонтеров, важно определить, нужны ли Вашей организации волонтеры, с какой целью они будут привлекаться и каковы будут их задачи. Один из самых распространенных видов анализа в стратегическом управлении, позволяющий выявлять ответы на такие вопросы, - «SWOT-анализ» (от англ. Strengths -сильные стороны, Weaknesses - слабые стороны, Opportunities - возможности, Threats- угрозы). Такой подход поможет Вам определить сильные стороны организации в управлении проектами и слабые, еще не развитые стороны, куда можно привлечь дополнительные ресурсы. Потенциальные возможности указывают пути привлечения дополнительной рабочей силы и пути повышения узнаваемости Вашей организации в обществе. А определив потенциальные угрозы, Вы можете спрогнозировать последствия несвоевременного реагирования на наличие слабых сторон организации. Для этого руководству организации вместе со специалистами, ответственными за программные блоки, нужно заполнить таблицу, представленную в рамке.

После получения ответов на вышеуказанные вопросы нужно более подробно расписать функциональные обязанности волонтера. Для того чтобы идея волонтерства естественным образом утвердилась в Вашей организации и с самого начала установились благоприятные условия работы для волонтера, Вам следует побеседовать с сотрудниками. На этой стадии предложите сотрудникам представить Вам список возможных функций и обязанностей волонтера. Важно помнить, что волонтеры ни в коем случае не замещают оплачиваемых сотрудников и не выполняют их работу. Они предоставляют лишь дополнительную помощь и поддержку.

Всегда надо помнить те мотивы, по которым люди становятся волонтерами. Исходя из этого следует разработать список мероприятий, которые интересны волонтеру и помогают ему реализовать свои возможности.

Другой не менее важный вопрос: почему волонтер должен предпочесть Вашу организацию другой? Если человек готов отдать свое свободное время и энергию для благого дела, организация должна обеспечить ему как минимум дружескую атмосферу, создать оптимальные условия для выполнения работы и для выработки необходимых умений и навыков. Стоит подумать над вопросом, как организация может поощрить труд волонтера. От ответа на этот вопрос зависит, будет ли привлекальной Ваша организация для волонтера, или нет. Ответы на такие вопросы должны быть уже получены в ходе проведения SWOT-анализа.

2. Итак, теперь у Вас есть примерный список работ, которыми волонтер мог бы заняться. Следующий шаг - реклама волонтерской позиции. Выбор метода рекламирования зависит от того, на какой период времени Вашей организации нужны волонтеры. Обычно волонтера нанимают на краткосрочную или долгосрочную работу.

Если Вам требуется набрать большое количество волонтеров на короткий срок для проведения разовых акций, то нужно провести рекламную кампанию, рассчитанную на большие массы людей. Например, поместить объявления в газетах, в помещениях магазинов, различных учреждений, на автобусных остановках и в других общественных местах. В общем, везде, где, по Вашему мнению, можно привлечь внимание большого количества людей. Чем больше людей будут знать о Вашей организации и о возможности стать волонтером, тем больше людей, заинтересованных в добровольческой деятельности, придут к Вам. Постарайтесь составить список других организаций, находящихся в Вашем городе и часто вовлекающих в свою деятельность волонтеров, и попросите их оказать содействие в распространении информации о Вашей программе. Возможно, кто-нибудь откликнется на Вашу просьбу и поможет набрать волонтеров, распространив информацию о Вашей программе, предложив Вам выступить на своих планерках, поместив объявления на страницах своих бюллетеней.

Объявление должно быть написано кратко, ясно, без использования жаргонных выражений и содержать информацию об организации, о цели набора волонтеров и о том, что организация предлагает взамен на их труд. Текст должен отвечать на вопросы «Кто? Что? Где? Когда? Для чего?»

Первые строки объявления должны заинтересовать человека, вызвать его любопытство. Это может быть одно слово или фраза, выделяющиеся в тексте объявления. Основная часть объявления должна быть оформлена так, чтобы потенциальный волонтер уже захотел испробовать свои силы и решил позвонить по указанным номерам, чтобы получить более подробную информацию. В конце объявления следует попросить волонтера связаться с организацией по указанным контактным данным (адрес, номер телефона, адрес эл. почты и т.д.).

Объявление должно быть броским, чтобы привлечь внимание максимального количества людей. Символика Вашей организации, логотип, девиз проводимой акции помогут людям запомнить Вас..

Прежде чем распространить объявление, нужно проверить реакцию на него внутри организации: покажите текст другим волонтерам или штатным сотрудникам. Если им не будут понятны отдельные моменты, значит, и другие их не поймут. Следует исправить такого рода ошибки, а затем уже приступить к распространению объявления.

Для привлечения волонтеров на долгосрочную работу Вам следует использовать другие методы распространения информации, например, проведение презентаций в вузах, школах, молодежных центрах, проведение дня открытых дверей в Вашей организации, размещение в общественном месте стенда с информацией о Вашей организации. Если у Вас уже есть волонтеры, их нужно задействовать в привлечении новых волонтеров, приглашая принять участие в проектах. При этом акцент следует делать на тех навыках и умениях, которыми должен обладать потенциальный волонтер, а также на тех компетенциях, которые человек может приобрести в ходе волонтерской работы. В таких случаях те люди, которые предпочитают заниматься волонтерской деятельностью с целью получения опыта, навыков и профессионального роста, могут явиться потенциальной аудиторией. Это студенты, молодежь, не вовлеченная в общественную жизнь, и другие категории населения.

Специалист по кадрам или менеджер, отбирающий волонтеров, должен встретиться с потенциальным волонтером, поговорить с ним и предоставить ему подробную информацию. На этой стадии важно определить, насколько хорошо подходит человек для волонтерской работы. Несмотря на то, что волонтеры работают бесплатно, организация не может привлечь первого попавшегося человека. Волонтеру должны быть присущи гуманистические идеалы, он должен с энтузиазмом работать в пользу целевой группы организации, это не может быть человек, который просто хочет найти себе работу.

3. Сделайте предварительный список потенциальных волонтеров и пригласите их на интервью в Ваш офис.

Данная фаза является одной из самых важных как для менеджера, так и для организации. Ведь окружающие судят об организации по людям, которые в ней работают. Если сотрудники и волонтеры компетентны, то в будущем многие другие люди захотят поработать в проектах Вашей организации; в свою очередь, проекты, реализованные Вашей организацией, получат поддержку общественности. В глазах общества рейтинг организации будет повышаться. Волонтеры, работающие недобросовестно, могут нанести значительный вред статусу Вашей организации в обществе. Это особенно важно в тех случаях, когда на волонтеров возлагается ответственность за работу с уязвимыми группами населения (дети, пожилые люди, инвалиды и т.д.).

Вы уже подумали над целью привлечения волонтеров в свою организацию и над теми задачами, которые будут перед ними поставлены. Сотрудники составили список возможных функций и обязанностей волонтера. Кроме того, Вы уже представляете, какими могут быть мотивы, подтолкнувшие человека стать волонтером. Теперь пришло время по тем критериям, которые Вы для себя составили, сделать конкретный выбор и решить, станет ли кандидат волонтером, или нет.

Существуют разные способы проведения отбора: собеседование, наблюдение, специальная проверка сведений и другие. Их можно использовать как в комплексе, так и по отдельности. Выбор зависит от вида работы и ответственности, налагаемой на волонтера.

Собеседование

Собеседование позволяет Вам официально оценить, насколько человек подходит на роль волонтера. У Вас будет возможность узнать побольше о самом человеке, о его опыте работы, об интересе к предлагаемой работе и увидеть, насколько правильно он понимает свои функции и обязанности. Интервью проводят для того, чтобы выявить наиболее сильного кандидата, который справится с работой и сможет продвигать идеи (миссию) организации. Собеседование должно проходить в спокойной обстановке. Желательно, чтобы никто не мешал Вашей встрече. С самого начала собеседования волонтер должен почувствовать к себе внимательное отношение с Вашей стороны. Спокойная обстановка и Ваша доброжелательность будут способствовать этому. Для создания доверительной обстановки во время беседы сядьте рядом с волонтером. Между Вами не должны стоять какие-либо предметы.

Процесс собеседования:

А). Представьтесь. Расскажите об истории своей организации, о ее перспективах.

Б). Узнайте, что интересует волонтера, почему он к Вам пришел. Составьте представление о нем как о человеке. Это делается для того, чтобы не разочаровать его предлагаемой работой и узнать его основную мотивацию.

В). Расскажите о работе, которая, на Ваш взгляд, подошла бы данному кандидату. Узнайте его мнение. Дайте ему письменное описание той работы, которую он будет выполнять.

Г). Расскажите о возможных преимуществах и поощрениях, о тренингах и курсах повышения квалификации, которые может пройти волонтер при выполнении работы в Вашей организации.

На этом этапе не стоит ничего обещать, если Вы отбираете одного или двух волонтеров из нескольких потенциальных. Скажите, что, согласно процедуре, по результатам собеседования составляется отчет, проверяются рекомендательные письма и только после тщательного анализа информации организация свяжется с ним и сообщит о своем решении.

После собеседования составьте краткий письменный отчет, отразив в нем ответы на поставленные вопросы, а также свои впечатления о внешности, коммуникабельности, опыте, доброжелательности кандидата. Также дайте предварительные рекомендации по дальнейшей работе.

Наблюдение

Обычно наблюдение проводят для того, чтобы оценить коммуникабельность, работоспособность и особенности поведения потенциального волонтера, а также характер его взаимодействия с окружающими.

Наблюдение можно провести после предварительного собеседования или в случае, если Вам трудно сделать окончательный выбор. Желательно, чтобы наблюдаемый не чувствовал пристального внимания с Вашей стороны.

Специальная проверка сведений

Специальная проверка сведений необходима, если будущая работа волонтера связана с ответственностью за материальные ценности или с предоставлением помощи уязвимым слоям общества (инвалидам, пожилым людям и др.). Нужно удостовериться, что потенциальный волонтер не замешан в криминальной или другой противоправной деятельности. Потенциальный волонтер должен понимать, что проверка документов при приеме на работу является естественной процедурой, а не признаком недоверия. Кроме того, можно попросить его представить контактные данные организаций, в которых он работал, чтобы получить больше информации о нем. Вы можете запросить рекомендательное письмо с этих организаций, попросив оценить качество работы потенциального волонтера, его навыки, характер взаимоотношений с коллегами и окружающими людьми. Рекомендации должны предоставляться людьми, которые старше 18 лет и не являются родственниками потенциального волонтера. Вы и Ваши коллеги, вовлеченные в процесс отбора, должны уважать частную жизнь потенциального волонтера и не разглашать информацию другим сотрудникам.

Отказ

Допустим, Вы провели все процедуры отбора и выбрали подходящего волонтера. Как быть с теми, кому Вы отказали? Необходимо уведомить их о Вашем решении. Существует ряд правил, как корректно сообщить о результатах отбора. Эти правила должны строго соблюдаться, так как от корректности Ваших действий зависит репутация Вашей организации.

http://www.rostransnadzor.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.rsk-gidroisol.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.rusins.ru/ru/print.php?url=http://site24h.ru

http://www.rus-zona.net/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.safe-line.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.semeika.com/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.simin.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.SoftRun.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.spbcarnival.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.stavcenter.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.stf.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.techniccity.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.theamericanmuslim.org/tam.php?URL=site24h.ru

http://www.TipDoc.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.torrentsbook.com/away.php?url=http://site24h.ru

http://www.tpdok.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.turizm-birma.ru/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.tury.by/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.tvoyasdelka.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.usk.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.ustd.ru/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.uzladmin.ru/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.v7v.eu/index.php?name=Info&url=site24h.ru

http://www.via-gra.eu/index.php?name=Info&url=site24h.ru

http://www.video-obzor.info/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.videozvuk.com/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.vkino.biz/engine/redirect.php?url=http://site24h.ru

http://www.vkusno-legko.com/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.vntc.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.vrn.me/go.php?to=http://site24h.ru

http://www.weekend-travel.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.WordUp.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.wtu.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.x-deco.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.yaskazal.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

http://www.ysu.ru/bitrix/redirect.php?event1=&event2=&event3=&goto=http://site24h.ru

Нужно решить, какой метод лучше подойдет, чтобы оповестить о результатах отбора. Можно позвонить и попросить о встрече или отправить письмо.
Объясните, что решение принимается на основании политики Вашей организации и в интересах ее целевой группы.
Объясните, почему Вы не выбрали этого кандидата. Если он еще не готов к волонтерской деятельности, скажите прямо и предложите возможные пути самосовершенствования. Если кандидат не подошел к объявленной позиции, но, имея хороший потенциал, мог бы справиться с другой работой в Вашей организации, предложите это.
Скажите кандидату, что Ваша организация постоянно набирает волонтеров и в следующий раз ему следует опять подать заявление.
Поблагодарите кандидата за его желание отдать свое свободное время и энергию во благо общества.

http://www.gerbertechnology.ru/wstat7/monthly/2010/09/01/referrers.html

Вступление в должность

Волонтер выбран. Он готов начать работу в Вашей организации. С целью снижения риска возникновения конфликтных ситуаций необходимо регламентировать взаимоотношения между двумя сторонами. Регламентирующим документом, определяющим меру ответственности каждой из сторон, может служить договор, заключаемый с волонтером на выполнение добровольческой деятельности. Договор также необходим для налоговой инспекции в случае, если Вы, например, будете отправлять волонтера в командировку, оплачивать ему проезд и суточные. Однако договор с волонтером не должен быть таким строгим, как договор со штатным работником. Документ может называться «Договор на волонтерскую деятельность».

Он должен включать в себя следующие пункты:

Имя и контактные данные волонтера
Описание работы. Если первоначально должностное описание было составлено сотрудниками Вашей организации, то на этом этапе оно согласовывается с волонтером, и составляется окончательная версия. Качественно описать работу значит довести до волонтера всю необходимую информацию, которую он должен четко понять, а также оценить собственные возможности, силы и способность выполнить предложенную работу.

После ознакомления с описанием работы волонтер должен иметь представление о том, что он будет делать, на какую группу людей будут направлены его усилия, какова степень его ответственности, продолжительность работы, место работы, особенности работы, необходимость в дополнительном обучении, с кем в организации он будет работать, а также получить другую дополнительную информацию (льготы, поощрения, карьерный рост). Главное, он должен иметь представление о том, какую пользу он может принести окружающим, и осознать социальную значимость своих усилий.

В работе с волонтером ни в коем случае нельзя допускать обмана его ожиданий. У человека, ожидания которого не оправдываются, возникает чувство разочарования, причем разочарование не только в конкретной работе, но, возможно, в идее волонтерства вообще.

Расписание работы волонтера. График работы волонтера должен составляться таким образом, чтобы он был занят не целый день, а всего лишь несколько часов. Волонтер должен сам выбрать удобное для себя время работы. Не следует забывать о том, что время у волонтеров ограничено, и, кроме волонтерской деятельности, они могут заниматься другими важными делами и иметь другие обязательства, связанные с основной работой, с учебой, с семьей и т.д.
Определение супервайзера (человека, который берет волонтера под свое руководство). От супервайзера зависит дальнейшая эффективность работы волонтера. Супервайзер должен помогать волонтеру в его дальнейшем развитии, между ними должна быть открытая связь. Помните, сегодняшний волонтер - завтрашний руководитель. Когда придет время, он будет благодарен тому, кто помог ему вырасти.
Права и обязанности волонтера и организации. В любой работе человек должен знать о своих правах и обязанностях. Никто не вправе нарушать права других. Как говорят англичане, «Ваши права заканчиваются у кончика Вашего носа».
Конфиденциальность. Любая организация может обладать информацией, которую запрещено разглашать другим организациям или людям. Волонтер как член команды будет иметь доступ к такого рода информации. Ни в коем случае он не должен о ней упоминать за пределами организации.
Испытательный срок. Каким бы хорошим ни был метод отбора волонтера, тем не менее, невозможно предвидеть, каким на самом деле окажется Ваш подопечный. Речь идет о человеческом факторе. Для того чтобы выяснить вопрос о правильности Вашего выбора, волонтеру следует дать испытательный срок. Если человек за это время покажет себя с положительной стороны, можно заключать окончательный контракт на выполнение работы.
Оценка работы. Любая деятельность подлежит оценке. После окончания испытательного срока и в дальнейшем любая работа должна оцениваться. Это дает возможность обобщить результаты проделанной работы, отметить положительные стороны и обсудить недостатки, если таковые будут.
Прекращение работы. Этот пункт обязательно следует оговорить отдельно. Не все бывает так, как планировалось изначально. Если действия волонтера будут в корне противоречить политике организации, подрывать миссию организации, такой человек, вне зависимости от занимаемого положения, должен быть отстранен от работы. Если же, наоборот, волонтер прекрасно справляется со своими обязанностями, тогда его можно перевести на другую должность для выполнения другой работы.

Итак, волонтер формально вступил в Вашу организацию. Чтобы он почувствовал себя комфортно, на следующем этапе для него необходимо провести ориентационную сессию.

2010. Я ВОЛОНТЁР!

Сделать бесплатный сайт с uCoz

Руководство для менеджеров