1. Распределение заданий волонтерам
Итак, волонтер пришел в организацию и готов приступить к работе. С самого начала работу волонтера нужно направить в правильное русло. Задания должны быть распределены в зависимости от существующей ситуации в организации, от потребностей программы, интереса, квалификации и желания волонтера. Основные параметры обсуждаются во время подписания договора с волонтером при принятии его на работу. Остальные нюансы должны быть прояснены уже в ходе работы. Для этого следует придерживаться следующих правил:
http://www.spdnv.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://rebell.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://cronos.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://valtar.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://nfa.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
• Между волонтером и супервайзером должны быть открытые отношения. Любой вопрос, не удовлетворяющий одну из сторон, должен быть обсужден. При этом стороны должны предлагать возможные пути улучшения ситуации, и решение проблемы должно приниматься коллегиально. При необходимости новопринятое решение нужно согласовывать с руководством.
• Волонтеру нужно узнать заранее, какую часть работы он выполняет, почему и каков будет конечный результат этого проекта. Если у волонтера в голове сложится «общая картина» проекта, то на какой-то стадии работы он может даже внести весомые предложения по улучшению путей его реализации. Ведь при планировании невозможно учесть все нюансы, иногда возникают непредвиденные ситуации.
http://be-ring.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://exterio.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.bluebox.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
• Проект, который требует больших временных затрат, должен быть разделен на небольшие компоненты. С целью улучшения рабочей атмосферы сотрудники и волонтеры должны совместно реализовывать определенные компоненты проекта. Это также поможет построению положительных взаимоотношений между сотрудниками организации и волонтерами.
• Рабочий день волонтера должен быть разделен на определенные отрезки. Допустим, первые два часа волонтер рассортировывает письма, которые поступили в организацию.
Следующий час он разрабатывает дизайн объявления очередной акции. Потом занимается размножением раздаточных материалов на семинар. Такое чередование вспомогательных и неквалифицированных работ, во-первых, не надоедает человеку, во-вторых, разнообразит его работу по ответственности и по насыщенности, и, в-третьих, дает возможность сочетать мыслительную и двигательную деятельность. Выполняя работу, требующую двигательной активности, волонтер может продумать в деталях процесс работы, требующей мыслительной деятельности.
• Расписание волонтера должно состоять из перечня работ со сроками исполнения. Это помогает ему прояснить, что от него требуется сделать и в какой срок.
http://traforo.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://bayer.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://korkunov.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://skomteh.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.hram-v-ohotino.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
• Нужно объяснить обязанности и функции волонтера при администрировании каждой работы. Будьте осторожны при использовании названий должностей. Например, слово «секретарь» для разных людей может иметь разное значение.
• Волонтер сам должен проявлять инициативу при желании заняться определенными проектами, которые интересны ему и дают возможность пополнить свой багаж знаний и опыта. Допустим, организация работает по двум направлениям: предоставление технической поддержки проектам и обучение персонала местного самоуправления. Волонтер был принят на работу в образовательной части, но он также хотел бы помочь в реализации другого компонента проекта. В этом случае, если у него есть дополнительное свободное время для второго проекта, он должен сообщить о своем интересе менеджеру проекта через своего супервайзера.
Через какой-то промежуток времени после прихода в организацию мотивации человека могут измениться. Например, изначальная потребность волонтера заключалась в новом общении. Через какое-то время ему захочется реализовать проекты, в которых требуется самостоятельность. Все это необходимо учесть.
http://malika.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.forintek.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://svetos.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://gatehouse.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
2. Вознаграждение как мотивация
Любая работа, выполняемая волонтером, должна быть замечена руководством коллектива. Многие организации упускают из виду этот немаловажный мотивационный аспект в управлении волонтерами. Часто вознаграждение и признание могут быть выражены в достаточно простой форме. От их наличия в дальнейшем зависит, останется ли волонтер в организации, или уйдет в поисках другой организации, где его труд оценят. Награждение является доказательством способности руководства признать успех волонтера и, что наиболее важно, ценность этого успеха.
Итак, каким образом можно показать свою признательность волонтеру? Ниже приводятся отдельные методы вознаграждения, которые, на наш взгляд, стимулируют волонтера продолжать усердно работать, и, с другой стороны, не дают повод другим сотрудникам считать, что руководство замечает только труд волонтера:
1. Попробуйте волонтерский труд приравнять к денежному эквиваленту, т.е. покажите, какова реальная экономия денег в результате вовлечения волонтера в Вашу организацию. Это покажет значимость труда волонтера.
2. Следующим шагом может стать показ учета невозмещенных расходов волонтеров, то есть их личных расходов, на которые они могли бы требовать, но не требуют оплаты. Например, расходы на проезд, телефон, какие-то канцелярские принадлежности.
3. Необходимо создать систему, при которой сотрудники или руководство выбирают «волонтера месяца» и номинируют на «сотрудника месяца» человека, который добился успеха в работе с волонтером.
4. Статья о волонтере в местной газете, в газете учебного заведения, где учится волонтер, в газете бизнес-центра, в котором он работает, или в информационном бюллетене другой организации дает возможность рекламировать достижения Вашей организации через труд волонтера и дает стимул самому волонтеру.
5. Посылайте своим волонтерам поздравительные открытки и открытки благодарности, подписанные директором организации и представителями целевых групп.
6. Не забывайте о днях рождения волонтеров и посылайте им поздравления.
7. Попробуйте подготовить стенд, отражающий достижения волонтера в его учебном заведении или в работе местного самоуправления по месту жительства волонтера.
8. Дайте волонтеру возможность участвовать во всех тренингах, которые проводит Ваша организация. Даже если он поможет организовать кофе-брейк или займется другими организационными вопросами, у него будет время посидеть на сессиях и послушать курс.
9. Проведите вечеринки, посвященные волонтерам. На этих встречах похвалите их при всех, расскажите об их достижениях.
10.Предлагайте волонтерам бесплатное питание, покрывайте дорожные расходы по городу, или приобретайте специальные купоны, скидки в местные кинотеатры, рестораны и т.д. за счет организации.
11.Подарите каждому волонтеру кофейную кружку, на которой выгравировано его имя.
12.Выпускайте бюллетень с фотографиями волонтеров и описанием их работы.
13.Посылайте семьям волонтеров открытки со словами: «Спасибо за то, что воспитали такого хорошего сына», «Мы гордимся Вашим мужем» и т.п.
14.Приглашайте волонтеров, обладающих тренерским мастерством, чтобы они проводили тренинги для других волонтеров.
15.Привлекайте волонтеров к долгосрочному планированию деятельности Вашей организации. Спросите мнение волонтера по поводу стратегического курса организации через пять лет. Волонтер почувствует свою значимость оттого, что он тоже может высказать свое мнение.
16.Предоставьте возможность волонтеру выступать в средствах массовой информации от имени организации или выступать в качестве представителя организации в каких-либо мероприятиях, во время которых, общаясь с другими людьми, волонтер почувствует себя приобщенным к большому и важному делу.
17.Если он заболел и не смог прийти на работу, попросите супервайзера позвонить и узнать, требуется ли какая-нибудь помощь от Вашей организации.
http://ill.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://lholiday.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.pm-awards.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://block-ford.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://radioset.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
Этот список можно продолжить дальше. В зависимости от ситуации и условий могут быть предложены еще другие методы мотивации волонтера, но в поощрении существует ряд правил, о которых нельзя забывать:
1. Постарайтесь награждение проводить публично и делать это искренне. Иначе поощрение потеряет свой смысл и не достигнет цели. Однако это не говорит о том, что публичное поощрение можно применять вместо ежедневной личной благодарности. Благодарность, которую Вы выражаете 365 дней в году, намного весомее, чем публичная похвала один раз в год.
2. Как говорят, «куй железо пока горячо». Умейте замечать достижения вовремя и по ходу проекта благодарите всех, кто вовлечен в проект. Своевременное «спасибо» или «молодец» имеет большое значение, и сказать это нетрудно.
3. Постарайтесь заметить, в какой похвале волонтер нуждается. Ученый психолог Дэвид Маккэланд разработал свою теорию потребностей. Она заключается в том, что поступками человека движут три основных рычага: власть, успех и причастность.
http://studione.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://eagletech.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.metdet.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://rnoik.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
Люди с потребностью власти хотят, чтобы их хвалили тогда, когда они делают какие-то изменения в области управления, политики, или реализуют проект с официальными структурами власти.
Люди, ориентированные на успех, на результат, по своим потребностям довольствуются самореализацией, достижением чего-то индивидуального.
Люди, ориентированные на причастность, хотят, чтобы руководство заметило их труд в обществе с другими людьми. Они предпочитают говорить о чувствах, благодаря своей повышенной внутренней эмоциональности.
4. Будьте искренни. Даже если Вы заметили малую толику чего-то позитивного, все равно отметьте это. Однако не стоит преувеличивать заслуги, это сразу заметят и окружающие, и волонтер, в результате возникнет неловкая ситуация.
5. Поощряйте волонтера за конкретные достижения. Волонтер должен знать, за что его хвалят, и критерии, по которым Вы оценили его работу. И волонтер, и персонал организации должны знать, что если Вы хвалите их, значит, похвала справедлива и человек достоин этой похвалы.
3. Обратная связь как инструмент мотивации
Иногда бывает так, что волонтера попросили выполнить какую-нибудь работу, и он постарался сделать все, что мог. Но в итоге супервайзер или руководство остались недовольными результатом. Тогда возникает вопрос: «Кто в этом виноват?». Существует устойчивое мнение - если волонтер не выполнил определенную работу качественно, то виноват в этом только он. Так ли это? Не отвечает ли волонтер за чужие просчеты?
Волонтер должен знать не только свои задания, но и степень ответственности, которую он несет за их выполнение. Многие волонтеры и менеджеры считают, что супервайзер, следящий за работой волонтера, контролирует весь процесс и может наказать волонтера в случае некачественного выполнения работы. Это мнение не совсем верно. За волонтером не следят, чтобы контролировать его действия. Вообще, термин «контроль» не подходит к процессу управления волонтерами. Больше подходит термин «мониторинг». Это хороший способ вовремя заметить промахи и исправить их в случае, если выполненная работа не совпадает с желаемыми результатами. Кроме того, мониторинг позволяет определить, почему развитие проекта происходит именно таким образом, а не иначе.
Другим важным аспектом в работе с волонтерами является оценка. Оценка позволяет определить качество, эффективность выполняемых работ на основе анализа данных мониторинга. Она помогает волонтеру увидеть заинтересованность руководства как в нем, так и в его труде. Поговорите с волонтером о его успехах и о тех моментах, которые требуют улучшения, разработайте план на будущее, чтобы волонтер старался не повторять ошибки или промахи, которые он совершил в этот раз. Помогите ему развить свой профессиональный потенциал. Оценка дается по конечному или промежуточному результату проекта.
Существуют два вида оценки, которые в совокупности позволяют оценивать волонтера по более широким параметрам:
• Самооценка. Выполненная работа оценивается самим волонтером и сотрудником, который непосредственно курировал проект. Узнайте первоначальную цель у волонтера и у супервайзера. Спросите, какую часть работы волонтер сделал хорошо и какую часть он хотел бы улучшить и почему. Какие тренинги он хотел бы пройти, чтобы в будущем более эффективно реализовывать похожие проекты.
• Внешняя оценка. Данная оценка может быть сделана потребителями услуг волонтера, сотрудниками местного самоуправления, с которыми он работал, другими сотрудниками организации и супервайзером. Пусть эти люди тоже ответят на те вопросы, которые задавались волонтеру. Затем сравните результаты и постарайтесь проанализировать в общих чертах успехи и промахи волонтера.
Оценивание проводится в количественном и качественном измерениях. Количественно можно узнать:
• количество и сроки реализованных волонтером проектов;
• количество представителей целевых групп, довольных работой волонтера;
- количество повторных заявок от представителей целевых групп;
- увеличение бенефициариев после проведения мероприятия;
- количество отработанных волонтером часов;
- и прочие цифры и факты.
К качественным показателям и критериям оценки можно отнести:
- узнаваемость организации в обществе после проведенного мероприятия;
- уровень профессионализма в выполнении работы;
- активность и доброжелательность в работе с представителями целевых групп;
- результат проведения мероприятия, то есть каким образом участники мероприятия далее использовали знания и навыки, полученные от волонтера;
- соответствовал ли результат проекта ожидаемым результатам. Если да, то насколько хорошо.
Оценивание нужно проводить, используя позитивный подход. Необходимо говорить не о просчетах, а о требуемом улучшении. В конце процесса оценивания вместе с волонтером разработайте дальнейшие шаги по устранению просчетов. Запланируйте возможные курсы по повышению квалификации, если такие требуются.
http://improvement.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://alfaroeco.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://birchworld.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.cht.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://mxm.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://mospechati.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.elker.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.combat-auto.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://kvas.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://carta.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://mosshtamp.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.mastec.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.pts-ltd.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://ntpgroup.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.fer.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://arev-vera.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://golden-dio.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://caritas.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.dazer.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://opticstudio.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://torgservis.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://kontur-west.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://vntm.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.ligachistoty.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://aeroprogress.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://vega-rus.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
4. Стиль управления
Каждый стиль управления в менеджменте - авторитарный, демократический, либерально-анархический и другие - имеет свои плюсы и минусы. Хотя в науке о менеджменте рекомендуется варьировать все эти стили, исходя из ситуации, коллектива, типа организации, мы постараемся ответить на вопрос, какой стиль управления наиболее приемлем и эффективен в работе с волонтерами. Давайте сначала более детально рассмотрим некоторые аспекты вышеуказанных стилей.
Авторитарный стиль обеспечивает достижение ожидаемых результатов работы (прибыль, производительность, качество продукции) за счет постоянного контроля. Но он подавляет инициативность работников и их творческий подход к работе, повышает их пассивность, а также замедляет нововведения. Постоянная приверженность к такому стилю управления в результате приводит к неблагоприятному психологическому климату и неудовлетворенности людей своей работой и своим положением в коллективе. Авторитарный стиль управления, может быть, целесообразно использовать в критических ситуациях, но в управлении волонтерами этот стиль не оправдывает себя.
Либерально-анархический стиль управления характеризуется тем, что, с одной стороны, все могут высказывать свою точку зрения, но, с другой стороны, согласования позиций не происходит. В связи с этим даже принятые решения могут полностью не выполняться, так как все пущено на «самотек» и нет реального контроля за реализацией проектов. В результате обычно наблюдается низкое качество работы, неудовлетворенность людей своей работой, ухудшение психологического климата в коллективе. Этот стиль управления тоже не совсем подходит к работе с волонтерами, так как он не дает возможностей для профессионального роста.
Стиль управления через привлечение коллектива, который называется демократическим, предусматривает принятие решений на основе обсуждения всем коллективом, учета мнений и инициатив сотрудников. Принятые решения контролируются при реализации всеми, кому делегируется такое полномочие. При таком стиле управления принимаются взвешенные решения, поощряется инициативность, активность сотрудников, отмечаются достижения и заслуги, а ошибки конструктивно критикуются с целью, чтобы в следующий раз не повторялись. В результате люди чувствуют удовлетворенность своей работой в коллективе, создается благоприятный психологический климат и коллектив сплачивается. Исходя из вышесказанного, можно отметить, что демократический стиль является наиболее эффективным в управлении коллективом, в котором есть волонтеры, хотя процесс достижения результатов будет медленней, чем при авторитарном стиле управления.
http://skbpa.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://cleanprice.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html
http://www.aikikai.ru/wstat7/daily/2010/09/08/referrers.html